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Gestion de contrats

Logiciel de gestion des contrats : un guide rapide des principes de base

Très récemment, nous devions tous rester à la maison. Ce n’était pas très amusant et cela nous a empêchés de faire beaucoup de choses dans tous les aspects de notre vie. Mais cela a conduit à de grands développements dans nos vies professionnelles. L’une de ces grandes évolutions est le logiciel de contrat.

Le logiciel de contrat est génial. L’époque où vous deviez vous déplacer ou envoyer des chaînes d’e-mails longues et complexes pour passer quelques secondes à signer votre nom sur la ligne pointillée est révolue. Au lieu de cela, vous pouvez faire tout cela depuis le confort de votre téléphone ou de votre bureau en quelques clics seulement.

Dans cet article, nous allons examiner ce qu’est un logiciel de contrat, comment il fonctionne et comment il peut vous aider, vous et votre entreprise, dans ce monde globalisé qui est le nôtre. 

Dans cet article, nous allons examiner les points suivants :

  1. Qu’est-ce qu’un logiciel de contrat ?
  2. Comment fonctionne un logiciel de contrat ?
  3. Comment cela peut-il vous aider, vous et votre entreprise ?

Qu’est-ce qu’un logiciel de contrat ?

Le logiciel de gestion des contrats est l’un des grands avantages de la numérisation. C’est aussi l’une des choses que la pandémie a contribué à accélérer. En un mot, voici comment on pourrait le définir : il s’agit d’un logiciel qui vous permet de créer des contrats, de les envoyer à ceux qui doivent les signer, de laisser tout le monde les examiner, puis de les signer et de les stocker pour référence ultérieure. 

Cela devient de plus en plus important. Selon une étude du Boston Consulting Group (BCG), 62 % des seuls contrats d’externalisation sont susceptibles d’être renégociés dans ce monde post-pandémique. En fait, ces mêmes recherches ont également révélé que près de la moitié de deux cents cadres supérieurs de toutes sortes d’entreprises différentes s’attendaient à une évolution post-pandémie vers des contrats basés sur les résultats. 

Cela signifie qu’il va falloir mettre les points sur les i et les barres sur les t dans un avenir proche.

Comment fonctionne un logiciel de contrat ?

Il s’agit d’une excellente question dont les réponses sont très spécifiques au secteur, et qui varie également d’un produit à l’autre. Voici donc plutôt une vue d’ensemble des grands logiciels :

  • Créer des contrats – un bon logiciel de contrats vous permet de rédiger et de vérifier des contrats juridiquement contraignants. Parfois, certains détails, comme la rémunération, peuvent changer. Un bon logiciel de contrat vous permet donc d’effectuer ces ajustements.
  • Les envoyer – veiller à ce que vos contrats parviennent à la bonne personne – ou aux bonnes personnes – le plus rapidement possible.
  • Effectuer des modifications – il arrive que vous deviez effectuer un changement de dernière minute. Ça arrive. Un bon logiciel de contrat vous permet de le faire, puis de le renvoyer au signataire. Une fonction de mise à jour en direct est utile dans ce cas. Il vous permet, ainsi qu’au signataire, d’effectuer des modifications en temps réel.
  • Être informé – Le logiciel vous prévient dès que quelqu’un a signé, afin que vous puissiez lancer le processus, et vous permet de consulter le contrat terminé.
  • Stocker les contrats – cette partie est extrêmement importante. À un moment ou à un autre, pour une raison quelconque, vous pouvez avoir besoin de sortir un contrat pour vérifier certains détails. Un bon logiciel de signature de contrats vous permet de trouver facilement un contrat en un clin d’œil.

Dans cette optique, les différents fournisseurs proposent des fonctionnalités différentes. C’est pourquoi il est bon de prendre le temps de trouver le logiciel de contrat qui vous convient.

Comment cela peut-il vous aider, vous et votre entreprise ?

Naturellement, lorsque vous souscrivez à un logiciel, quel qu’il soit, vous devez penser à votre retour sur investissement (ROI). Un excellent logiciel de gestion des contrats permet un excellent retour sur investissement.

Voici un exemple : Vous dirigez une agence de marketing à grande échelle basée à Bruxelles. Vous êtes à la recherche d’un concepteur à distance et vous avez trouvé le candidat idéal à Varsovie. Vous envoyez le contrat mais vous remarquez une erreur. Le salaire est affiché uniquement en euros, au lieu d’être affiché à la fois en euros et en zloty polonais. 

Avec le bon logiciel de contrat, vous pouvez facilement apporter cette modification en temps réel, plutôt que de devoir modifier manuellement, puis renvoyer le contrat au signataire. Vous pouvez également laisser l’utilisateur modifier certaines parties du contrat avant que les deux parties ne le signent.

Ce n’est là qu’un exemple de la manière dont le bon logiciel de gestion des contrats peut vous aider à avancer plus rapidement, comme l’a constaté Eurofins en cherchant à numériser ses contrats. Eurofins a constaté que l’utilisation d’un logiciel de gestion des contrats aidait les managers à mieux maîtriser la situation en leur donnant “un sentiment d’appropriation de leurs propres contrats de travail”.

Cela ne s’applique pas nécessairement aux seuls employés. Lorsqu’il s’agit de signer des contrats de biens et de services, le bon logiciel de contrat peut aider votre entreprise à devenir encore plus agile en permettant des flux de travail plus fluides et plus rapides. Cela peut également signifier la fin de nombreux documents stockés dans diverses applications.

Les principaux points à retenir

Le logiciel de gestion des contrats vous permet de prendre le contrôle de vos contrats. Le logiciel qui vous convient vous permet de créer, de modifier, d’envoyer, de recevoir et de stocker tous vos contrats en un seul endroit. En fait, l’utilisation de ce type de logiciels ne fait qu’augmenter dans notre monde post-pandémique. En effet, ils contribuent à rendre les entreprises encore plus agiles en leur permettant de signer tout, des nouveaux employés aux nouveaux services, à distance, partout dans le monde. 

Il est également important de prendre le temps de trouver le logiciel qui vous convient. Réfléchissez à ce que vous attendez d’un logiciel de gestion des contrats. Après tout, le retour sur investissement peut être excellent.

Demandez-nous n’importe quoi sur le logiciel de contrat !

Vous voulez savoir comment un logiciel de gestion des contrats peut contribuer à transformer votre entreprise ? Contactez-nous !

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