The Amazing Society saves time with Oneflow

This case study is only available in Swedish.
The Amazing Society har etablerat sig som en av Sveriges ledande aktörer inom marknadsföring via sociala medier. Som expert på digital kommunikation var det pinsamt att be kunden skriva ut och skanna avtal. Så här gjorde Oneflow deras avtalshantering mer attraktiv och effektiv.

Tid är vår största kostnad

Robin Hallgren

För några år sedan skickade The Amazing Society sina avtal som bilagor via e-post. Kunden tvingades då skriva ut, underteckna, skanna och maila tillbaka avtalet. The Amazing Society var sedan tvungna att upprepa processen för att kunden skulle få sin kopia innan de till slut kunde arkivera avtalet.

Enligt Robin Hallgren, försäljningschef på The Amazing Society, så var detta väldigt ineffektivt.

− Det finns så många manuella och tidskrävande steg i denna process som du inte tänker på förrän du sitter ner och analyserar hela arbetsflödet, säger han och fortsätter:

− Allt som kan effektivisera våra arbetsrutiner och spara tid för våra anställda förbättrar resultatet på den sista raden. Dessutom var det väldigt pinsamt för oss som ett modernt och ledande företag att be kunden skriva ut och skanna avtalet.

The Amazing Society bestämde sig för att införskaffa ett e-signeringsverktyg. Undertecknandet av avtalen blev enklare för alla parter och e-signering stämde bättre in på deras image som ett modernt företag. Men de var inte helt nöjda. De hade förväntat sig att bli effektivare och spara mer tid än vad de faktiskt gjorde.

− Det gick snabbare att signera avtal än tidigare, men vad vi upptäckte var att detta egentligen bara var en liten del av processen. Vi var fortfarande tvungna att skapa avtalet i Word för att sedan spara det som PDF och slutligen ladda upp avtalet i verktyget, säger Robin Hallgren. Han fortsätter:

− Vid förhandling och justering av avtalet så var det tillbaka till Word för att sedan spara som en ny PDF och skicka den nya versionen. Denna process kunde därefter repeteras flertalet gånger. Det är sådana saker som tar för mycket tid! Vi försökte med flera e-signeringsverktyg, men inget var tillräckligt omfattande och vi sparade knappt någon tid, totalt sett. De löste endast en liten del av ett mycket större problem.

Vändpunkten

The Amazing Society började använda Oneflow i januari 2014. Och resultatet lät inte vänta på sig:

− Oneflow hade förstått att avtal är mer än bara e-signering. Vi har nu ett system som tillgodoser alla våra behov när det gäller avtalshantering. Och det finns även ett antal smarta funktioner i Oneflow som automatiserar uppgifter vi tidigare behövt göra manuellt, säger Robin Hallgren.

The Amazing Society kan nu bygga sina avtalsmallar direkt i Oneflow. Alla anställda har tillgång till mallarna och ändringar sker centralt, vilket säkerställer att alla har den rätta versionen. När The Amazing Society behöver ändra i ett avtal, så slipper de växla mellan andra system, som Word och PDF. Revideringar sker direkt i Oneflow och listas i en historik. All kommunikation kring ett avtal sparas dessutom automatiskt tillsammans med avtalet. På så sätt sparar de anställda tid och de kan enkelt söka efter ett avtal i arkivet, samt skapa filter och rapporter.

Sparar tid och ingår fler avtal

Robin Hallgren är nöjd med hur The Amazing Society blivit både mer effektivt och attraktivt sedan de började använda Oneflow.

− Tidigare skickade vi flera mail fram och tillbaka till kunden innan vi så småningom skapade en offert. Oneflow gör det lättare att skicka ut offerter i ett tidigare skede av processen, vilket leder till att vi idag skickar ut betydligt fler offerter. Vi lyckas därför komma till ett formellt avtal i ett tidigare stadie, säger Robin Hallgren och tillägger:

− Vi upplever även att våra kunder inte ställer lika många frågor som tidigare, antagligen för att offerterna vi skickar ut är betydligt enklare och mer professionella. Resultatet är att vi idag avsätter mindre tid på våra avtal, och har en bättre hit-rate, avslutar han.