Byggmax makes smarter purchases with Oneflow

This case study is only available in Swedish.
Byggmax är en offensiv lågprisaktör inom byggvaror och har idag över 100 varuhus runt om i hela Norden. Nyckeln till Byggmax framgång har varit effektiva och nytänkande inköpsrutiner.

Avtalshantering var en flaskhalsPer Haraldsson

Byggmax gör alla sina inköp från huvudkontoret i Stockholm. Företaget tecknar varje höst årsavtal med närmare 300
leverantörer. Enligt inköpschefen Per Haraldsson är arbetsbelastningen för inköpsavdelningen extra hög under denna period.

− Ett av de mest tidskrävande arbetsmomenten för oss har varit att kommunicera med alla leverantörer via mail och skicka Word-dokument med avtalen fram och tillbaka, säger han och fortsätter:

− Det ledde till att vi många gånger inte fick in avtalen förrän långt in på våren, och jag satt med decimeter höga buntar med avtal som skulle signeras och arkiveras i pärmar. Detta var både tidskrävande, ineffektivt och tråkigt. Vi hade långa ledtider från första förhandling till att avtalen var signerade och klara. Avtalshanteringen blev en flaskhals för oss som har hundratals leverantörer.

Byggmax och Oneflow delar samma vision

Byggmax insåg att de måste hitta en lösning på problemet. De började leta efter leverantörer som kunde förenkla hela arbetsprocessen gällande deras inköpsavtal. Viktiga kriterier för Byggmax var helhetslösning, funktioner för samarbete, att kunna jobba effektivt, bra översikt och en hög säkerhetsgrad.

Byggmax fann många leverantörer som erbjöd olika system, men de löste bara delar av Byggmax problem. Per Haraldsson hade en vision om att kunna jobba interaktivt med avtal i alla steg; allt från att bygga mallar, till att förhandla, ändra och uppdatera avtal i pågående processer, e-signering och sist men inte minst, förvalta Byggmax avtal. Byggmax kom i kontakt med Oneflow och upptäckte att företagen delade samma vision.

Spar tid och gör bättre förhandlingar

Byggmax jobbar efter ”lean”-modellen i allt de gör och fokuserar starkt på förbättringar av rutiner och mest möjlig standardisering. Ett kännetecken för Byggmax är att de vågar vara nytänkande och utmana etablerade tankesätt och arbetsmetoder. Inköpschefen Per Haraldsson säger:

− Efter implementeringen av Oneflow har vi idag ledtider som kan vara nere på 3 dagar från första kontakt till signerat avtal. Tidigare tog detta minst en och en halv månad. Med färre resurser behandlar vi idag en betydligt större volym av avtal än tidigare. Cykeltiden för hantering utav avtal har gått ned och vi sparar mycket tid.

− För tio år sedan hade vi bara 40 leverantörer och idag jobbar vi säkert 10-15 gånger mer effektivt än då. Vi förhandlar väldigt tufft med våra leverantörer. Oneflow har ökat vår produktivitet. Vi kan frigöra resurser och lägga mer tid på att göra bättre förhandlingar. Vi har också fått positiva reaktioner från våra leverantörer som tycker att Oneflow är ett bra och överskådligt system.

Oneflow har som strategi att vidareutveckla applikationen i en tät relation med sina kunder. Detta bekräftar även Per Haraldsson och berättar:

− Vi har ett väldigt bra samarbete med Oneflow som har varit lyhörda när det kommer till våra önskemål och krav. Det är enkelt att jobba med Oneflow. Vi går helhjärtat in och tror väldigt starkt på att detta är framtiden för avtalshantering. Vi ser Oneflow som en strategisk samarbetspartner.