Contract lifecycle management (CLM): Een complete gids

Contract lifecycle management – ook wel CLM genoemd – is een cruciaal onderdeel van elk bedrijf. Maar uitzoeken hoe je ermee aan de slag moet, kan een ontmoedigende onderneming zijn. Daarom hebben we deze gids samengesteld.

Hier vind je alles wat je moet weten over contract lifecycle management; van wat het is tot de voordelen die het biedt en hoe je er vandaag nog mee kunt beginnen.

In deze gids behandelen we

1. Wat is contract lifecycle management?
2. Waarom is het belangrijk?
3. Wat zijn de fasen van contract lifecycle management?
4. Wat zijn de voordelen van software voor contract lifecycle management?
5. Welke bedrijfstakken hebben er baat bij?
6. Wat zijn de best practices voor contract lifecycle management?
7. Hoe beheer van de levenscyclus van contracten het vertrouwen van de klant verbetert

Dus, laten we beginnen!

1. Wat is contract lifecycle management?

Contract lifecycle management (CLM) verwijst naar het proces van het beheren van alle aspecten van een contract, van de eerste creatie en onderhandeling tot de uiteindelijke afloop of verlenging. Er komt veel kijken bij dit proces, waaronder het opstellen, beoordelen, goedkeuren, uitvoeren, bewaken en analyseren van contracten.

In de kern is Contract Lifecycle Management ontworpen om organisaties te helpen hun contractbeheerprocessen te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat ze hun contractuele relaties met klanten, leveranciers, partners en andere belanghebbenden effectief kunnen beheren. Door een CLM-systeem te implementeren, kunnen organisaties hun contractbeheer efficiënter maken, risico’s verminderen en hun algehele bedrijfsprestaties verbeteren.

Het CLM-proces begint meestal met het opstellen van contracten, waarbij de contractvoorwaarden worden opgesteld en herzien. Deze fase omvat ook het onderhandelen over de voorwaarden van het contract met de andere betrokken partij(en). Zodra er overeenstemming is bereikt over de contractvoorwaarden, wordt het contract uitgevoerd en beginnen de betrokken partijen met het uitvoeren van hun contractuele verplichtingen.

Tijdens de contractbewakingsfase volgen en beheren organisaties de uitvoering van het contract om ervoor te zorgen dat beide partijen hun verplichtingen nakomen. Dit omvat het controleren van het contract op nalevingsproblemen, het bijhouden van belangrijke prestatie-indicatoren (KPI’s) en het identificeren van mogelijke risico’s of problemen die zich kunnen voordoen.

De laatste fase van het beheerproces van de contractlevenscyclus omvat de contractanalyse, waarbij organisaties de prestaties van het contract beoordelen en de algehele effectiviteit ervan beoordelen. Hierbij worden de gegevens geanalyseerd die zijn verzameld tijdens de contractbewakingsfase en wordt deze informatie gebruikt om gebieden te identificeren die voor verbetering en optimalisatie in aanmerking komen.

Lees ook: Wat is Contract Management? Een complete gids

2. Waarom is contract lifecycle management belangrijk?

We zijn het er allemaal over eens dat contract lifecycle management een cruciaal onderdeel is van elk bedrijf. Er zijn talloze redenen waarom, waarvan sommige afhangen van de branche waarin je organisatie opereert en of het B2B of B2C is. 

Maar hier zijn nog 5 universele redenen waarom contract lifecycle management belangrijk is:

1. Risicobeheer: CLM helpt bij het beperken van financiële en juridische risico’s door ervoor te zorgen dat alle contracten voldoen aan wettelijke eisen en organisatorische normen. Het helpt ook bij het identificeren van potentiële risico’s en kansen in de contractlevenscyclus.
2. Kostenbesparingen: Goed beheer kan leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen door het optimaliseren van contractvoorwaarden en het verkorten van contractcycli. Het helpt bij het identificeren van gebieden waar voorwaarden kunnen worden heronderhandeld en verbeterd, wat mogelijk leidt tot kostenbesparingen.
3. Verbeterde efficiëntie: Het contractproces wordt gestroomlijnd, waardoor de doorlooptijden korter worden en knelpunten verdwijnen. Hierdoor kunnen organisaties zich richten op meer strategische taken en verbetert de algehele efficiëntie.
4. Betere samenwerking: Betere samenwerking tussen belanghebbenden zoals juridische, inkoop- en financiële teams wordt vergemakkelijkt. Het helpt bij het creëren van een centrale opslagplaats van contracten, waardoor belanghebbenden contracten vanaf één locatie kunnen openen en beheren.
5. Verbeterde zichtbaarheid: CLM biedt een verbeterde zichtbaarheid in de gehele contractlevenscyclus, waardoor organisaties de contractstatus kunnen volgen, prestaties kunnen controleren en verbeterpunten kunnen identificeren.

3. Wat zijn de fasen van contractlevenscyclusbeheer?

Vraag je je af wat de fasen zijn van contract lifecycle management? Afhankelijk van wie je het vraagt en in welke branche ze werken, kun je iets andere antwoorden op deze vraag krijgen. Maar over het algemeen zijn er 6 fasen van contract lifecycle management: 

1. Contract initiatie: Dit is de eerste fase van de contractlevenscyclus, waarin de behoefte aan een nieuw contract wordt vastgesteld en de contractaanvraag wordt geïnitieerd. Deze fase kan het identificeren van de belangrijkste belanghebbenden, het verzamelen van vereisten en het maken van een business case om het contract te rechtvaardigen omvatten.
2. Contract opstellen: In deze fase wordt het contract gemaakt of opgesteld. Hierbij kan het gaan om het onderhandelen over voorwaarden, het beoordelen van wettelijke en regelgevende vereisten en het goedkeuren van belanghebbenden.
3. Contractbeoordeling en goedkeuring: Zodra het contract is opgesteld, wordt het beoordeeld door de juridische afdeling en andere belanghebbenden om er zeker van te zijn dat het juridisch in orde is en voldoet aan de eisen van alle betrokken partijen. Het contract kan indien nodig worden herzien of gewijzigd en de uiteindelijke goedkeuring wordt verkregen.
4. Uitvoering van het contract: Deze fase omvat de daadwerkelijke ondertekening en uitvoering van het contract. Dit kan het uitwisselen van handtekeningen inhouden, het vastleggen van het contract in een contractbeheersysteem en de distributie van kopieën aan alle relevante partijen.
5. Uitvoering en controle van het contract: Zodra het contract is uitgevoerd, is het belangrijk om de prestaties ervan te bewaken en te beheren. Dit omvat het bijhouden van belangrijke statistieken, ervoor zorgen dat de contractuele verplichtingen worden nageleefd en het aanpakken van problemen die zich voordoen.
6. Verlenging of beëindiging van het contract: Als het contract bijna afloopt, kunnen de partijen besluiten om de overeenkomst te verlengen of te beëindigen. Deze fase kan bestaan uit onderhandelingen, het opstellen van een nieuw contract of de beëindiging van het bestaande contract.
   

Lees ook:

4. Welke industrieën hebben er baat bij?

Bijna alle industrieën kunnen profiteren van software voor het beheren van de contractlevenscyclus, ongeacht of ze actief zijn in de B2B- of B2C-sector. Hier zijn een paar sectoren die kunnen profiteren van software voor contract lifecycle management:

1. Financiële diensten: De financiële dienstverleningssector is sterk gereguleerd en naleving is een topprioriteit. Contract lifecycle management kan financiële instellingen helpen om hun contracten te beheren en ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de relevante regelgeving en tegelijkertijd risico’s beperken. Daarnaast kan CLM organisaties in de financiële dienstverlening helpen om de kosten te verlagen die gepaard gaan met contractbeheer door taken zoals het opstellen, onderhandelen en verlengen van contracten te automatiseren.
2. Zware productie: De productiesector is sterk afhankelijk van contracten met leveranciers, distributeurs en andere partners. Contract lifecycle management kan productieorganisaties helpen om deze contracten effectiever te beheren door meer inzicht te geven in contractvoorwaarden en -verplichtingen, de naleving van contracten te verbeteren en de contractadministratie te stroomlijnen. Met CLM kunnen productieorganisaties het risico op verstoringen van de toeleveringsketen verminderen en hun algehele operationele efficiëntie verbeteren.
3. SaaS-technologie: Bij SaaS kun je leven of sterven door contractverlengingen. Immers, hoe langer een klant bij je blijft, hoe meer winst je maakt. Een goed beheer van de contractlevenscyclus kan helpen bij verlengingen, onderhandelingen en, heel belangrijk, meer verkopen. SaaS is een van de branches die echt kan profiteren van contract lifecycle management.
4. Verzekeringen: Verzekeringsmaatschappijen gebruiken contracten voor van alles en nog wat, van polisovereenkomsten tot leverancierscontracten. Het beheer van de levenscyclus van contracten kan ervoor zorgen dat alle contracten efficiënt worden beheerd, waardoor de operationele kosten dalen en de naleving verbetert. Je kunt zelfs gebruik maken van sjablonen om ervoor te zorgen dat je een breed scala aan contracten hebt, afhankelijk van het acceptatieproces. 
5. NGO’s: NGO’s moeten vaak internationaal veel contracten ondertekenen en, afhankelijk van hun werkgebied, ook op korte termijn. Contract lifecycle management kan dit allemaal afdekken, van fondsenwervingsovereenkomsten tot leverancierscontracten. Het kan ervoor zorgen dat alle contracten efficiënt worden beheerd, wat de operationele kosten verlaagt en de naleving in verschillende rechtsgebieden verbetert.

Dit zijn slechts 5 voorbeelden. Elke branche die veel gebruik maakt van contracten kan profiteren van contract lifecycle management. 

Lees ook:

5. Wat zijn de best practices voor contract lifecycle management?

Bij het opzetten van contract lifecycle management kan het moeilijk zijn om te weten waar je moet beginnen. Hier zijn een paar van onze beste tips om je op weg te helpen:

1. Stel een duidelijk contractbeheerproces op – Een goed gedefinieerd proces voor het opstellen, beoordelen, goedkeuren, uitvoeren en beheren van contracten is cruciaal om ervoor te zorgen dat alle contracten consistent en effectief worden beheerd.
2. Definieer rollen en verantwoordelijkheden – Het duidelijk definiëren van rollen en verantwoordelijkheden voor iedereen die betrokken is bij het contractbeheerproces zorgt ervoor dat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt en helpt verwarring of misverstanden te voorkomen.
3. Gebruik software voor contractbeheer – Software voor contractbeheer kan veel aspecten van het contractbeheerproces automatiseren en stroomlijnen, waaronder het opstellen, beoordelen, goedkeuren en bewaken van contracten.
4. Zet een contractopslagplaats op – Een centrale locatie waar contracten worden opgeslagen en gemakkelijk toegankelijk zijn, maakt het gemakkelijker om de contractstatus, deadlines en andere belangrijke informatie bij te houden.
5. Contract tracking en rapportage implementeren – Tracking en rapportage zorgen ervoor dat contracten effectief worden beheerd en dat alle betrokkenen aan hun verplichtingen voldoen. Dit omvat het bijhouden van de contractstatus, deadlines en andere belangrijke mijlpalen.
6. Contractnaleving garanderen – Voorkom juridische en financiële risico’s door de naleving van contractuele verplichtingen te controleren en actie te ondernemen als dat nodig is.
7. Duidelijke communicatiekanalen opzetten – Ervoor zorgen dat alle partijen die betrokken zijn bij het contractbeheerproces op de hoogte zijn van de contractstatus, wijzigingen en andere belangrijke informatie.

6. Hoe software voor contractbeheer het vertrouwen van klanten verbetert

Heb je wel eens een slechte ervaring gehad met het contractbeheer van een bedrijf? Misschien vond je het moeilijk om elektronische contracten te ondertekenen of kreeg je een oud contract toegestuurd. In dit soort gevallen kunnen slechte contractpraktijken de ondergang van een bedrijf worden. Hier lees je hoe CLM software dat kan veranderen.

1. Snellere documentdoorlooptijd: Hulpmiddelen voor het beheren van de levenscyclus van contracten helpen de doorlooptijd van documenten te versnellen. Een bedrijf doet er meestal zo’n 20-30 dagen over om een contract af te ronden, af te ronden en te ondertekenen. CLM tools zijn geweldig omdat ze die tijd aanzienlijk kunnen verkorten. Omdat het ook een geweldig hybride werkinstrument is, maakt het niet uit waar de klant of aannemer zich bevindt. Je kunt documenten online laten afronden en ondertekenen, waardoor de snelheid en efficiëntie toenemen. Hoe sneller je contracten en documenten klaar hebt, hoe tevredener je klanten zullen zijn en hoe sneller je de relatie kunt beginnen.
2. Betrouwbaardere contracten: Als je een contract lifecycle management systeem implementeert, krijg je ook betrouwbaardere en actuelere contracten. Als je een klant een verouderd contract geeft, zal dat veel problemen opleveren voor de relatie. In het beste geval moet je het bijwerken en de vervelende levenscyclus van een contract opnieuw doorlopen. In het ergste geval werk je met een gebrekkig contract, wat problemen kan opleveren voor jou en je klant. Dit zal de relatie en het vertrouwen van een klant in jou als dienstverlener beïnvloeden.
3. Mond-tot-mondreclame: Mond-tot-mondreclame blijft een van de beste manieren om een merk te laten groeien. Er zijn een paar manieren waarop je CLM software je kan helpen om mond-tot-mondreclame te verbeteren. Als je bijvoorbeeld uitstekende processen hebt voor het beheer van de contractlevenscyclus, verbeter je het klanttraject en geef je mensen meer reden om met hun vrienden te praten over hoe soepel het werken met jou is.
4. Minder menselijke fouten in je contracten: Het contract lifecycle management proces verwijdert alle menselijke fouten die het bedrijf in een kwaad daglicht kunnen stellen. Of het nu gaat om typefouten of een slechte uitleg van voorwaarden, je kunt ze minimaliseren of vermijden als mensen delen van het contractuitvoeringsproces automatiseren.
5. Voorkom potentiële juridische problemen: Als bedrijven slechte contractbeheerpraktijken hebben, kan dat resulteren in juridische problemen. Klein of groot, een juridische kwestie kan veel problemen opleveren voor de reputatie van een bedrijf. Projecten en overeenkomsten moeten zwart op wit staan en zo duidelijk zijn als de eerste dag. Met een beter beheerproces voor de levenscyclus van contracten om contractrevisies en -naleving te stroomlijnen, ben je beter af, zowel vanuit juridisch oogpunt als vanuit het oogpunt van PR.

De belangrijkste conclusies

Contract Lifecycle Management (CLM) is een essentieel proces voor bedrijven, dat ervoor zorgt dat contracten efficiënt en effectief worden beheerd gedurende hun hele levenscyclus. Door een CLM-systeem te implementeren, kunnen organisaties hun contractbeheerprocessen stroomlijnen, hun bedrijfsprestaties verbeteren, risico’s verminderen en kosten besparen. 

De fasen van de levenscyclus van een contract omvatten het initiëren, opstellen, beoordelen en goedkeuren, uitvoeren, uitvoeren en bewaken, en verlengen of beëindigen. Er zijn ook veel voordelen van contract lifecycle management. Deze omvatten verbeterde naleving, verhoogde efficiëntie, verbeterde samenwerking, betere zichtbaarheid en verbeterde analyses. 

Het implementeren van een contract lifecycle management systeem kan ontmoedigend zijn, maar door best practices te volgen en de juiste software te kiezen, kunnen bedrijven hun contractbeheer optimaliseren en de vruchten ervan plukken. De voordelen van CLM zijn universeel in de meeste bedrijfstakken, waardoor het een cruciaal proces is voor alle soorten bedrijven, ongeacht hun grootte of bedrijfstak.

Dus als je aan de slag wilt met CLM, klik dan hier voor meer informatie.