Wat zijn de top 3 sectoren die écht profiteren van contractbeheersoftware?
Contractbeheersoftware is een krachtig hulpmiddel voor bedrijven die regelmatig met contracten te maken hebben. Het biedt tal van voordelen, waaronder een georganiseerd contractregistratiesysteem, meldingen over contractverlengingen en verlopen contracten, elektronische ondertekening en contractanalyse voor verkoop, inkoop en zakelijke KPI’s zoals contractinkomsten en -uitgaven. Meerdere industrieën kunnen van deze functies profiteren. Hier gaan we in op de drie industrieën die écht profiteren van contractbeheersoftware.
1. Adviesbureaus.
Adviseurs zijn werkzaam in verschillende sectoren, zoals beveiliging, management, recht, human resources, marketing en nog veel meer gespecialiseerde gebieden. Voor deze voorbeelden, zoals bijvoorbeeld recht, is het gemakkelijk te begrijpen waarom contractbeheersoftware een no-brainer is.
Klanten en advocaten hebben regelmatig te maken met contracten om te bevestigen dat beide partijen akkoord gaan met de diensten die zullen worden geleverd en verwacht, in een poging om grote juridische problemen te voorkomen. In het juridische veld zijn goede documentatie en organisatie van deze contracten naarmate de relatie met de klant groeit een vereiste. Met contractbeheersoftware kan je meerdere versies van contracten automatiseren en organiseren, zodat ze gemakkelijk toegankelijk zijn en veilig worden opgeslagen.
Bovendien verkort het de duur van de verkoopcyclus aanzienlijk en vergroot het de kans dat een deal sneller wordt ondertekend. Na de implementatie van zo’n tool zullen adviesbureaus op den duur een betere cashflow en een hogere omzet zien.
Voor adviesbureaus die werkzaam zijn in verschillende, gespecialiseerde sectoren die allemaal een vorm van contractbeheer vereisen, kan contractbeheersoftware elke branche organiseren waarbinnen je bureau werkzaam is, wat een absolute noodzaak is voor adviseurs die allemaal in totaal verschillende sectoren werken. Als je alles op papier zou documenteren, heb je veel ruimte en constante aandacht nodig om ervoor te zorgen dat alle contracten up-to-date en veilig zijn.
2. Werving en HR.
De wervingsindustrie werkt vaak met honderden mensen tegelijkertijd en kan daarom ook op meerdere manieren profiteren van contractbeheersoftware. Een functionaliteit waar ze van kunnen profiteren, is de mogelijkheid om een contract te ondertekenen vanaf een mobiel apparaat. Door nieuwe werknemers het contract vanuit het comfort van hun eigen huis te laten lezen, zonder zich zorgen te hoeven maken over het printen, ondertekenen en terugsturen of persoonlijk afleveren van het contract, wordt het wervingsproces gestroomlijnd.
Wanneer contracten elektronisch worden behandeld, kunnen ze eenvoudig worden opgeslagen in de contractbeheer software. Mocht er om wat voor reden dan ook nog wat geprint moeten worden, dan kan dat achteraf. Het grootste voordeel zit hem echter in de snelheid van het wervingsproces. Hoe gemakkelijker het voor een nieuwe medewerker is om al het papierwerk door te nemen, hoe sneller ze aan de slag kunnen. Een eenvoudigere inwerkperiode wekt al vroeg de indruk dat het bedrijf georganiseerd en gestructureerd is voor maximale efficiëntie.
Elektronisch ondertekenen is een kleine functionaliteit met een groot effect. Bij het kopen van contractbeheer software is het belangrijk om naar vergelijkbare functies te zoeken die de hele inwerkprocedure en de organisatie van belangrijke juridische documenten helpen te optimaliseren. Oneflow biedt bijvoorbeeld alle functies die we tot nu toe hebben genoemd. Hierdoor zijn ze een bedrijf dat je serieus zou moeten overwegen wanneer je contractbeheer software aanschaft.
Hoe profiteert dit Zweedse wervingsbureau van contractbeheer software?
Future Value, één van de beste wervingsbureaus in Scandinavië, gebruikt Oneflow om tijd te besparen en nog sneller te groeien. De mogelijkheid om binnen één enkele applicatie een contract op te stellen, live te onderhandelen met de klanten en elektronisch te ondertekenen, zorgt voor een aanzienlijk kortere verkoopcyclus, waardoor er meer tijd overblijft om te verkopen.
3. Klantenservice / Sales.
Dit is een zeer brede sector, dus voor dit voorbeeld gaan we ons concentreren op een kleinere industrie binnen de B2C: de auto-industrie. Wanneer je een auto leaset, onderteken je een contract waarin staat dat je in eerste instantie een auto tegen een bepaalde prijs koopt en vervolgens onderhandelt over een maandelijks bedrag dat je gedurende een bepaald aantal jaren betaalt. Elke deal zal anders zijn, dat is de aard van een onderhandeling. Dit betekent dat veel verschillende cijfers een rol spelen wanneer er een contract wordt opgesteld.
Het kan moeilijk zijn om te bepalen welke cijfers meespelen. Je kunt daarom naar eerdere contracten kijken voor context over wat een eerlijke deal zal zijn. Als er iets met de auto gebeurt, of als de klant meer dan het vooraf bepaalde aantal kilometers rijdt en hij of zij een vraag heeft over toekomstige betalingen, kan een medewerker met contractbeheersoftware naar andere contracten kijken om de gebruikelijke prijsstijging te bepalen.
Ten slotte kan het systeem medewerkers waarschuwen als contracten moeten worden verlengd of binnenkort aflopen, zodat klanten wiens lease-overeenkomst binnenkort eindigt niet ten onrechte een rekening ontvangen. Deze contracten kunnen gemakkelijk worden gedeeld met de klant, wat voor meer transparantie zorgt, en dat is absoluut noodzakelijk voor een positieve klantervaring en een succesvolle klantenservice binnen bedrijven.
Tot slot.
Bij contractbeheer software draait alles om ervoor te zorgen dat contracten tussen bedrijven en klanten gemakkelijk tot stand kunnen komen, maar ook dat deals eenvoudig kunnen worden gesloten en daarna kunnen worden ondertekend. We hoeven het belang van contractmanagement niet meer uit te leggen aan degenen die al actief zijn in één van de drie sectoren die we hierboven hebben genoemd.
Het werken met deze software hoeft echter niet zo moeilijk en tijdrovend te zijn als zonder contractbeheersoftware. Veel van de functies die bij de software worden geleverd, zijn bedoeld om contracten te automatiseren en organiseren om zo de effectiviteit ervan te optimaliseren. Het zorgt er ook voor dat contracten veilig en snel toegankelijk zijn en indien nodig kunnen worden gedeeld. Als je een manager bent in één van de drie hierboven genoemde sectoren, is het hoog tijd om een dergelijk systeem aan te schaffen, als je dat nog niet hebt gedaan.
Over de auteur.
Reuben Yonatan is de CEO van GetVoIP, een toonaangevende vergelijkingsgids voor VoIP-systemen die shoppers in contact brengt met relevante leveranciers.
