Wat is contractmanagement?

Ooit gehoord van contractmanagement? Laten we het uitleggen: Wat is één ding dat elk bedrijf over de hele wereld gemeen heeft? Ze gebruiken contracten. Misschien denk je er niet altijd aan als kernonderdeel van je werk, maar ze zijn overal binnen een bedrijf. Daarom is een goed platform en proces voor contractmanagement essentieel.

Wat is contractmanagement?

Contractmanagement (ook wel: contractbeheer) is het proces van het beheren van de overeenkomsten die jij, individueel of als bedrijf, sluit met andere partijen. Dit proces omvat de hele levenscyclus van contracten, van voor tot na de ondertekening, met inbegrip van het hernieuwen, heronderhandelen, uitvoeren, naleven, archiveren en opslaan van contracten.

Begin vandaag nog met Oneflow en probeer het 14 dagen gratis uit

Wat zijn de drie fasen van contractmanagement?

Er zijn drie fasen als het gaat om contractbeheer. Er is een pre-sign, sign en post-sign fase.

1. Pre-sign

Tijdens de pre-sign fase schrijf of bewerk je een contract en maak je het klaar voor ondertekening. Als het een digitaal contract is, kun je een template gebruiken en alle benodigde informatie in het contract zetten.

De pre-sign fase gaat echter niet alleen over een enkel contract – als jouw bedrijf software voor contractbeheer gebruikt, is de pre-sign fase ook het moment waarop je de basis kunt leggen om je team klaar te stomen voor succes – dit kan het opzetten van workspaces voor jouw verschillende teams inhouden, met de relevante templates en tools voor elk team.

2. Sign

Daarna komt de fase die iedereen kent, de ondertekening. Tegenwoordig wordt dit meestal gedaan via e-handtekeningen met een oplossing voor e-handtekeningen. Vooral dankzij de pandemie is de acceptatie en het wijdverbreide gebruik van e-handtekeningen wereldwijd sterk toegenomen.

Maar zoals je misschien weet, is het ondertekenen niet altijd even eenvoudig en moet er soms onderhandeld worden. Gelukkig zijn er bedrijven voor contractbeheer, zoals Oneflow, die je in staat stellen om commentaar te geven op het contract met jouw tegenpartij en het te bewerken nadat het is verzonden, zodat je het heen en weer geloop kunt beperken.

3. Post-sign

De beheer- en archiveringsfase. Zodra het contract is ondertekend, wordt het opgeslagen in het archief van jouw contractplatforms. Daar kan het op elk moment worden opgevraagd om de overeenkomst te bekijken, op te sturen voor revisies, updates of hernieuwingen, of zelfs beëindiging. De post-sign fase van het contractmanagement proces is er een die toezicht en administratie vereist. Vooral als een organisatie werkt met een groot aantal contracten.

Sommige bedrijven voor contractbeheer zoals Oneflow hebben tools om dit archiveringsproces gemakkelijker te maken, met tools zoals mappen, tags, globaal zoeken en automatische interne herinneringen voor wanneer contracten moeten worden opgezegd.

Waarom is contractmanagement belangrijk?

Contractbeheer is om een aantal redenen belangrijk. Het helpt je om kosten en risico’s te beperken, de efficiëntie te verhogen en weloverwogen beslissingen te nemen.

Risicobeperking

Contracten bevatten vaak vertrouwelijke informatie, financiële verplichtingen of gevoelige informatie in het algemeen. Met goed contractmanagement kunnen organisaties hun contracten bijhouden, gebruikersrechten hebben om ervoor te zorgen dat contracten nooit in verkeerde handen terechtkomen en interne herinneringen om contractdeadlines nooit te missen.

Kostenbesparingen

Efficiënt contractbeheer kan leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen. Door actief de prestaties en mijlpalen van contracten te bewaken, kunnen organisaties mogelijkheden voor kostenbesparing identificeren, zoals het heronderhandelen van prijzen, het consolideren van contracten of het identificeren van onderbenutte diensten. Bovendien helpt effectief contractbeheer onnodige boetes, kosten en juridische kosten te voorkomen. Door snellere processen voor het opstellen en beheren van contracten, bespaar je je medewerkers ook administratietijd zodat ze weer kunnen doen waar ze goed in zijn.

Relatiebeheer

Contracten hebben vaak te maken met relaties met externe partijen, zoals verkopers, leveranciers of klanten. Effectief contractmanagement helpt deze relaties te onderhouden door duidelijke communicatie, vertrouwen en transparantie te bevorderen. Het bevordert de samenwerking, vermindert conflicten en legt een basis voor langdurige partnerschappen.

Verbeterde efficiëntie en productiviteit

Handmatige processen voor contractmanagement, zoals het zoeken naar contracten, het bijhouden van deadlines of het beheren van hernieuwingen, kunnen tijdrovend en foutgevoelig zijn. Het implementeren van contractbeheer systemen en workflows stroomlijnt deze processen, automatiseert taken en centraliseert contractgerelateerde informatie. Het verbetert de efficiëntie, vermindert administratieve lasten en zorgt ervoor dat teams zich kunnen richten op activiteiten met een hogere waarde.

Inzicht in data en besluitvorming

Contract management systemen kunnen waardevolle inzichten bieden door middel van analyse- en rapportagefunctionaliteiten. Door contract data te analyseren kunnen organisaties trends, risico’s en kansen identificeren. Deze informatie maakt geïnformeerde besluitvorming mogelijk, zoals het identificeren van problemen met contractprestaties, het optimaliseren van relaties met leveranciers of het identificeren van gebieden voor procesverbetering.

Gevolgen van slecht contractmanagement

Slecht contractmanagement kan grote gevolgen hebben voor organisaties, waaronder juridische en compliance risico’s zoals:

• Financiële verliezen door te veel betalen of gemiste omzetkansen
• Operationele inefficiëntie die resulteert in gemiste deadlines en verminderde productiviteit
• Beschadigde relaties met stakeholders door miscommunicatie of onvervulde verwachtingen
• Gemiste kansen voor kostenbesparingen en bedrijfsgroei
• Geschillen en niet-naleving
• Onzekerheid in zowel operationele als juridische zaken

Hoe ziet effectief contractmanagement eruit?

Je hebt een systeem. Jouw contracten staan allemaal op één plek en zijn beter gecoördineerd dan ooit tevoren. Maar hoe ziet effectief contractbeheer er eigenlijk uit?

In het kort betekent het dat iedereen in je bedrijf jouw contracten gemakkelijk kan vinden en inzien. Of het nu is om er een te hernieuwen of om wat details te controleren, ze hoeven niemand meer lastig te vallen of uren te zoeken in een database. Je kunt het in slechts een paar klikken vinden, dankzij krachtige zoekfuncties waarmee je elk willekeurig contract in slechts een paar seconden kunt vinden. Met slechts één contract als enige bron van waarheid. Bovendien beschik je over een systeem dat het risico op datalekken of op het per ongeluk niet naleven van wettelijke regels tot een minimum beperkt.

Als contractmanagement echt effectief is, kan iedereen in elke organisatie een contractwizz worden.

Tips & best practices voor contractmanagement

Hier zijn een paar tips voor het vinden van een contractmanagement oplossing die werkt voor jouw bedrijf:

Een oplossing die voor iedereen werkt

Zoek een oplossing die niet alleen bij jou en je team past, maar bij je hele organisatie, zodat al jouw contracten op één plek staan. Dit is vooral belangrijk voor auditdoeleinden.

Kies een software voor contractmanagement met organisatorische tools

Het organiseren van contracten is een noodzakelijke stap in het beperken van risico’s en het verminderen van onnodige administratietijd. Sommige software, zoals Oneflow, maakt verschillende workspaces mogelijk om templates, dashboards en archieven van het team gescheiden te houden.

Kies software die je helpt om op de hoogte te blijven van belangrijke gebeurtenissen in de levenscyclus van contracten

Om er zeker van te zijn dat je nooit een contract deadline mist, kies je een platform waar je interne herinneringen kunt instellen en waar gebruikers vooruit kunnen kijken naar komende contracten in een kalenderweergave.

Gebruikersrechten zodat contracten niet in verkeerde handen vallen

Als contracten gevoelige informatie bevatten, kies dan software met aanpasbare gebruikersrechten waarmee je niet alleen kunt bepalen wie toegang heeft tot welk contract, maar ook wat ze met verschillende contracten kunnen doen. In Oneflow kunnen de permissies zo specifiek worden ingesteld dat een gebruiker de documenten van een bepaald team kan bekijken, de templates van een ander team kan bewerken, maar geen toegang heeft tot de templates van een ander team.

Kies een platform voor contractmanagement dat kan integreren met je andere software

Door te integreren met je andere software kun je extra administratietijd besparen en de data-integriteit van je bestaande tools versterken. Oneflow integreert met tientallen CRM, ATS, recruitment en Power Apps, zodat data automatisch kan worden ingevuld van en naar je bestaande software.

Dus waarom zou je jouw contractmanagement processen niet vandaag nog automatiseren?

Als je nieuwsgierig bent naar wat software voor contractbeheer voor jou kan betekenen en hoe jouw bedrijf er baat bij kan hebben, waarom boek je dan niet vandaag nog een demo? Je kunt meer te weten komen over Oneflow, hoe het allemaal werkt en alle vragen stellen die je maar wilt.